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Esto es lo que le faltaba a su institución: una función de mensajería bidireccional para mejorar el flujo de comunicación en el proceso de admisión.

8 de marzo de 2024 | EdTech

Desde 2011, DreamApply escucha activamente las necesidades de las instituciones educativas. En esencia, las universidades buscan matricular a más estudiantes y ser más eficientes a lo largo de los diferentes pilares del proceso de admisión. Aunque los puntos débiles de las universidades son diversos, todas coinciden en una cosa: poder comunicarse fácilmente con los solicitantes es la piedra angular del éxito en la matriculación de estudiantes.

La plataforma de admisiones centralizada de DreamApply ya ha permitido a las instituciones con herramientas que permiten automatizar y personalizar la comunicación con los solicitantes en el sistema, pero esto es lo que les ha faltado.

Una de las funciones más solicitadas y esperadas ya está disponible en todos los sistemas DreamApply. Cuando los administradores envían un mensaje, una notificación o incluso una oferta a los solicitantes, éstos pueden ahora responder simplemente al correo electrónico, y sus mensajes y documentos enviados aparecerán en el sistema, asegurando que todos los hilos permanezcan en un solo lugar. Veamos cómo beneficiará esta función a las instituciones educativas, cómo activarla y cómo aprovechar los nuevos flujos de trabajo.

Integración perfecta, máximo impacto: cómo la mensajería bidireccional de DreamApply ayudará a las universidades en el proceso de admisión

La nueva función garantiza que todos los mensajes de los candidatos queden registrados en el sistema DreamApply, promoviendo un historial de conversaciones completo e ininterrumpido.

Las universidades pueden ahora fomentar un proceso de admisión más interactivo y receptivo, que permita a los solicitantes sentirse escuchados y valorados con respuestas rápidas y conversaciones continuas en un entorno familiar, similar al correo electrónico. Debido al principio de reciprocidad, esto se traducirá en un mayor número de solicitudes completadas en menos tiempo.

Además, los administradores podrán reducir el tiempo dedicado a revisar los correos electrónicos externos y centrarse más en lo que importa: establecer relaciones con los futuros estudiantes.

¿Cómo activar la función de mensajería bidireccional?

Habilitar esta función en su sistema está a sólo un par de clics de distancia. Un administrador con permisos de superusuario puede habilitar esta función opcional yendo a Sistema > Configuración > Configuración del correo electrónico saliente > y haciendo clic en "Habilitar el modo de mensajería bidireccional".

¿Cómo es la bandeja de entrada del solicitante?

Cuando la función está activada, los candidatos registrados tienen la opción de responder a sus mensajes entrantes desde el sistema DreamApply o directamente a través de su bandeja de entrada de correo electrónico. En cualquier caso, aparecerá en el sistema DreamApply como un nuevo mensaje. Los solicitantes no sólo pueden responder a los mensajes, sino también adjuntar los documentos solicitados y completar así el siguiente paso de su proceso de admisión con mayor facilidad.

¿Cómo funciona para los administradores?

Los administradores pueden seguir viendo los correos salientes del perfil del candidato, y ahora tienen la posibilidad de "Iniciar un nuevo hilo". Esto puede ser útil para iniciar una conversación sobre algo que no encaja en el proceso normal.

Iniciar un nuevo hilo es similar a enviar un correo electrónico. Ypuedes editar el asunto, añadir una CC o una CCO, añadir archivos adjuntos y enviar.

Los solicitantes sólo pueden responder a los correos electrónicos correos electrónicos que reciben, pero los administradores siempre pueden iniciar nuevos hilos.

Además, los administradores pueden anular el envío de mensajes en los 30 segundos siguientes a pulsar "enviar".

Administradores se todavía en podrán ver todos los mensajes de los candidatos individuales accediendo a la página "Mensajes pestaña" de su tarjeta de candidato, sin embargo, ahora es posible de hacer lo mismo accediendo a "Mensajes" en el menú principal. Desde esta página es posible utilizar diferentes filtros para acotar el conjunto de mmensajes con los que desea trabajar.

Flujos de trabajo integrados para una mayor productividad

Mensajes de etiquetado

Por defecto, los mensajes se marcarán como "No leídos" y se etiquetarán con una estrella azul.

Después deeído el mensaje, en en dejará de aparecerá en el conjunto de "No leído" pero seguirán estando disponibles en el conjunto "No leídos". Una vez resuelto el problema, puede fácilmente marcarlo como "Gestionado." Si no puede resolver la incidencia y desea poder encontrar fácilmente el mensaje, simply márquelo como "Destacado". Si no no desea el solicitante de solicitante pueda seguir respondiendo a ese hilo, puedes "Bloquear" fácilmente ese hilo.

Filtrar mensajes por temas

Si no le interesa tener noticias de los candidatos hasta que hayan alcanzado una determinada fase del proceso, es posible utilizar el filtro "Tema" para preseleccionar las respuestas a correos electrónicos específicos que el sistema haya enviado.

Sigue siendo posible acceder a los metadatos del correo electrónico. Por ejemplo, puede comprobar si un candidato ha leído su mensaje, así como qué administrador lo ha marcado como gestionado para una mayor responsabilidad.

Desactivar las respuestas de los candidatos

Si ya no quieres utilizar esta función, basta con que un superusuario vuelva a desactivarla. No te preocupes. Todos los mensajes recibidos se conservarán.

Acerca de DreamApply

Fundada en 2011 en Estonia, DreamApply es una organización EdTech impulsada por la innovación que mejora el acceso a la educación en todo el mundo. El software de gestión de aplicaciones de DreamApply ayuda a más de 300 instituciones educativas de 40 países a mejorar los procesos de admisión, marketing, financieros y otros procesos internos.

El software personalizable y fácil de usar de DreamApply aumenta la matriculación de estudiantes en un 30% y reduce el tiempo de procesamiento de solicitudes en un 40%. Con funciones diseñadas con y para instituciones educativas, e integraciones con sistemas de uso común, DreamApply permite a los equipos hacer más con menos esfuerzo.

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