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Voici ce qui manquait à votre institution : une fonction de messagerie bidirectionnelle pour améliorer le flux de communication dans le processus d'admission.

8 mars 2024 | EdTech

Depuis 2011, DreamApply est à l'écoute des besoins des institutions éducatives. Par essence, les universités cherchent à recruter plus d'étudiants et à être plus efficaces tout au long des différents piliers du processus d'admission. Bien que les points problématiques des universités soient divers, elles sont toutes d'accord sur une chose : pouvoir communiquer facilement avec les candidats est la pierre angulaire d'une inscription réussie des étudiants.

La plateforme d'admission centralisée de DreamApply a déjà permis aux institutions de disposer des outils suivants outils qui permettent d'automatiser et de personnaliser la communication avec les candidats dans le système, mais voici ce qui leur manquait.

L'une des fonctionnalités les plus demandées et les plus attendues est désormais disponible dans tous les systèmes DreamApply. Lorsque les administrateurs envoient un message, une notification ou même une offre aux candidats, ces derniers peuvent désormais simplement répondre à l'email, et leurs messages et documents soumis apparaîtront dans le système, garantissant que tous les fils de discussion restent au même endroit. Voyons maintenant comment cette fonctionnalité profitera aux établissements d'enseignement, comment l'activer et comment tirer parti des nouveaux flux de travail.

Intégration transparente, impact maximal : comment la messagerie bidirectionnelle de DreamApply soutiendra les universités dans le processus d'admission.

Cette nouvelle fonctionnalité garantit que chaque message des candidats est enregistré dans le système DreamApply, favorisant ainsi un historique complet et ininterrompu des conversations.

Les universités peuvent désormais favoriser un processus d'admission plus interactif et réactif, permettant aux candidats de se sentir écoutés et appréciés grâce à des réponses rapides et à des conversations continues dans un environnement familier, semblable à celui du courrier électronique. En raison du principe de réciprocité, il en résultera un plus grand nombre de candidatures complétées en moins de temps.

En outre, les administrateurs pourront réduire le temps consacré à l'examen des courriers électroniques externes et se concentrer davantage sur l'essentiel, à savoir l'établissement de relations avec les étudiants potentiels.

Comment activer la fonction de messagerie bidirectionnelle ?

L'activation de cette fonction dans votre système n'est qu'à quelques clics. Un administrateur disposant des droits de superutilisateur peut activer cette fonction facultative en allant dans Système > Paramètres > Paramètres du courrier électronique sortant > et en cliquant sur "Activer le mode de messagerie bidirectionnelle".

À quoi ressemble la boîte de réception du candidat ?

Lorsque la fonction est activée, les candidats inscrits ont la possibilité de répondre à leurs messages entrants soit à partir du système DreamApply, soit directement via leur boîte aux lettres électronique. Dans les deux cas, le message apparaîtra dans le système DreamApply comme un nouveau message. Les candidats peuvent non seulement répondre aux messages, mais aussi joindre les documents demandés et ainsi franchir plus facilement l'étape suivante de leur parcours d'admission.

Comment cela fonctionne-t-il pour les administrateurs ?

Les administrateurs peuvent toujours voir les courriers électroniques envoyés à partir du profil du candidat, mais ils ont désormais la possibilité de "Démarrer un nouveau fil de discussion". Cette fonction peut s'avérer utile pour entamer une conversation sur un sujet qui ne s'inscrit pas dans le processus normal.

Le lancement d'un nouveau fil de discussion est similaire à l'envoi d'un courriel. Yous pouvez modifier l'objet du message, ajouter un CC ou un BCC, ajouter des pièces jointes et appuyez sur envoyer.

Les candidats ne peuvent répondre qu'à aux Les candidats ne peuvent répondre qu'aux courriels qu'ils reçoivent, mais les administrateurs peuvent toujours ouvrir de nouveaux fils de discussion.

En outre, les administrateurs peuvent annuler les messages dans les 30 secondes qui suivent l'appui sur "envoyer".

Les administrateurs seront toujours pourront pourront toujours voir tous les messages des candidats individuels en se rendant sur la page l'espace "Messages l'onglet" de leur carte de candidat, mais il est désormais possible de de faire de même en se rendant dans l'onglet "Messages" dans le menu principal. À partir de cette page, il est possible d'utiliser différents filtres pour affiner l'ensemble des messages avec lesquels vous souhaitez travailler.

Des flux de travail intégrés pour une meilleure productivité

Étiquetage des messages

Par défaut, les messages sont marqués comme "non lus" et étiquetés d'une étoile bleue.

Après avoir rection du message, il n'est n'apparaîtra n'apparaîtra dans l'ensemble des "non lus" mais sera toujours disponible dans l'ensemble "Unhandled". Une fois le problème résolu, vous pouvez facilement facilement le marquer comme "traité." Si vous ne parvenez pas à résoudre le problème et que vous souhaitez pouvoir retrouver facilement le message, simplifiezy le marquer comme "étoilé". Si vous ne voulez pas si vous ne voulez plus que le ne puisse plus répondre à ce fil de discussion, vous pouvez facilement le "bloquer".

Filtrer les messages par thèmes

Si vous ne souhaitez pas avoir de nouvelles des candidats avant qu'ils n'aient atteint un certain stade de la procédure, il est possible d'utiliser le filtre "Sujet" pour présélectionner les réponses à des courriels spécifiques envoyés par le système.

Il est toujours possible d'accéder aux métadonnées de l'e-mail. Par exemple, vous pouvez vérifier si un candidat a lu votre message ainsi que l'administrateur qui l'a marqué comme traité pour une plus grande responsabilité.

Désactivation des réponses des candidats

Si vous ne souhaitez plus utiliser cette fonction, il vous suffit de demander à un superutilisateur de la désactiver. Ne vous inquiétez pas. Tous les messages reçus seront conservés.

À propos de DreamApply

Fondée en 2011 en Estonie, DreamApply est une organisation EdTech axée sur l'innovation qui améliore l'accès à l'éducation dans le monde entier. Le logiciel de gestion des applications de DreamApply aide plus de 300 établissements d'enseignement dans 40 pays à améliorer les processus d'admission, de marketing, de financement et d'autres processus internes.

Le logiciel de DreamApply, facile à utiliser et personnalisable, augmente les inscriptions d'étudiants de 30 % et réduit le temps de traitement des candidatures de 40 %. Grâce à des fonctionnalités conçues avec et pour les établissements d'enseignement, et à des intégrations avec des systèmes couramment utilisés, DreamApply permet aux équipes d'en faire plus avec moins d'efforts.

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