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¿Cómo elegir un sistema de gestión de aplicaciones?

Nov 7, 2022 | EdTech

Cuando se encuentra lo que se buscaba, se siente una cierta satisfacción. Del mismo modo, elegir bien proporciona una satisfacción duradera mucho después de haber tomado la decisión.

Para una Institución de Educación Superior (IES), es bastante común llegar a una encrucijada en la que tomar el camino que conduce al éxito es la máxima prioridad. Una de estas encrucijadas se produce al buscar un sistema de solicitud en línea. Como herramienta crucial para participar en el mercado global de estudiantes, las IES necesitan un socio capaz y práctico que proporcione esta plataforma.

¿Por qué las universidades deben utilizar sistemas de gestión de aplicaciones?

En una aldea global en rápido crecimiento, tiene que haber un sistema educativo eficaz y eficiente. Los estudiantes pueden rendir mejor cuando los centros educativos están preparados para estar a la altura de las normas mundiales e internacionales. Alcanzar esta marca empieza por establecer un sistema de gestión de las solicitudes de los estudiantes.

Cuando las universidades adoptan un sistema de gestión de solicitudes de estudiantes, se puede hacer mucho más con menos esfuerzo.

La principal ventaja del sistema de gestión de solicitudes de estudiantes es que el proceso de admisión se hace más accesible. Las instituciones de enseñanza superior reciben cada año cientos de miles de solicitudes de estudiantes aspirantes. Por desgracia, no todos los estudiantes pueden ser admitidos. Administrar un proceso riguroso de examen y evaluación puede llevar mucho tiempo y es difícil aplicar la misma metodología de forma coherente. Un sistema de gestión de solicitudes permite evaluar y preseleccionar fácilmente a los futuros estudiantes.

Es un momento apasionante para trabajar en el sector de la enseñanza superior internacional. Con una competencia cada vez mayor, casi a diario se desarrollan nuevas herramientas y tecnologías para ayudar a las universidades a aumentar su visibilidad e incrementar la conversión de solicitantes.

¿Cómo funciona?
Todos los documentos e información requeridos se recopilan en línea y mediante entrevistas en vídeo utilizando un formulario de solicitud modificado para adaptarse al protocolo de admisión de su centro. A través de este proceso, se puede seleccionar a los mejores estudiantes utilizando herramientas programadas de puntuación y evaluación.

Además, el uso de un sistema de gestión de solicitudes de estudiantes ayuda a reducir costes. Cuando las evaluaciones se realizan en línea, las hojas de puntuación pueden circular por las unidades y departamentos que utilizan la aplicación. Esto significa que no hay que gastar dinero en imprimir materiales o archivos para trasladar los datos de un equipo a otro. Además, el almacenamiento electrónico es más eficiente y respetuoso con el medio ambiente.

Y esto, a su vez, tiene una implicación favorable para la financiación. El uso de un sistema de gestión de solicitudes ahorra a la administración los costes derivados de una mala gestión y una tramitación incorrecta.

La precisión es otra de las ventajas de un sistema de gestión de solicitudes de estudiantes. Durante el cotejo manual de los resultados, pueden producirse errores con los nombres y los números. El uso de un sistema de gestión de solicitudes de estudiantes ayuda a reducir los errores, ya que una herramienta de IA comprueba la autenticidad y la coherencia. Los estudiantes reciben información cuando se producen errores debidos a información incorrecta o datos no verificables.

Un sistema de gestión de solicitudes de estudiantes ofrece a los centros educativos un alcance y unas perspectivas globales. Además de procesar y verificar la información de los solicitantes, los sistemas están programados para ayudar a las instituciones educativas a supervisar su crecimiento y desarrollo en el mercado. Cada entrada en el portal de inscripción puede ser supervisada y cuantificada para ayudar a dar cuenta de dónde y cómo los solicitantes están descubriendo la IES. De este modo, se puede observar información como el número de solicitantes.

Sobre todo, hacer que el proceso de admisión sea más accesible para los futuros estudiantes ayuda a una institución a tener más solicitantes y, en última instancia, más matriculaciones. A medida que la globalización reduce la distancia entre lugares y personas, es el momento de que las IES se centren en crecer. Un sistema sólido de gestión de solicitudes de estudiantes es la herramienta más vital para garantizar este crecimiento.

Al igual que se prueban diferentes zapatos para asegurarse de que les quedan bien, las IES deberían estudiar múltiples opciones para asegurarse de que cuentan con la plataforma en línea adecuada.

He aquí algunos aspectos a tener en cuenta en relación con los posibles socios:

  • ¿Qué necesita un sistema de gestión de solicitudes para recopilar datos de los posibles estudiantes (datos del pasaporte, resultados de exámenes, recomendaciones, cartas de motivación, etc.)?
  • ¿Qué tareas le gustaría asociar al proceso de admisión (pago de facturas, control del número de alumnos por clase, entrevistas, etc.)?
  • Saber exactamente lo que quiere le ayudará a elegir entre la gran variedad de proveedores y sus sistemas únicos y diversos.

Precio
Cuando compra alimentos o ropa, entra en la tienda con un presupuesto y un plan. Lo mismo debería ocurrir a la hora de elegir un sistema de gestión de solicitudes en línea. Tener un presupuesto establecido le ayudará a agilizar la búsqueda de socios que estén dispuestos a adaptarse a su situación económica.

Entrega
Como sabe cualquiera que haya intentado amueblar una habitación, hay una razón por la que IKEA suele ser la opción más barata. Al igual que los muebles de bricolaje, un sistema de admisión puede requerir trabajo adicional y personalización antes de estar listo. Teniendo en cuenta los recursos disponibles (TI, soporte, etc.), debe considerarse la viabilidad del trabajo adicional.

Otros elementos relacionados con la entrega

  • Tiempo de implantación. ¿Cuánto tardarán en incorporarse todos los usuarios?
  • Simplicidad. ¿Será fácil para los futuros nuevos usuarios aprender de los usuarios existentes?
  • Flexibilidad. ¿Necesita un sistema flexible en cuanto a cambios y redefiniciones estratégicas?
  • Adaptabilidad. ¿Puede elegir qué elementos necesita y ajustar las características estándar? ¿Puede añadir funciones adicionales en el futuro?
  • Evolución futura. ¿Acepta su proveedor los comentarios de los clientes para introducir cambios y mejoras?
  • Apoyo. ¿Le ofrecerán apoyo técnico y administrativo?
  • Solución SaaS u otra cosa. Va a adquirir una solución basada en la nube o una solución interna?
  • Tener en cuenta todos estos factores facilita la elección de la solución que mejor se adapte a su institución. Aunque puede que no resuelva el 100% de sus problemas, trabajar con un desarrollador de sistemas fiable suele dar los mejores resultados. Como las asociaciones eficaces no se establecen rápidamente, es esencial tomarse tiempo y comparar precios antes de elegir. Una vez iniciado el proceso de asociación, cambiar de socio puede resultar desalentador y llevar mucho tiempo.

En DreamApply llevamos casi una década desarrollando continuamente nuestro sistema. Mantenemos estrechas relaciones de trabajo con nuestros clientes para comprender mejor y satisfacer las crecientes necesidades de las IES de hoy en día. Podemos ayudarle a averiguar hasta qué punto nuestro sistema se ajusta a sus necesidades y cómo podemos mejorar sus procesos de gestión de solicitudes.

Nuestras experiencias incluyen:

  • Revise el proceso de la institución para descubrir las áreas que pueden mejorarse y, al mismo tiempo, abordar los factores que hacen que los solicitantes abandonen.
  • Trabajar en colaboración con el cliente para establecer el mejor proceso que sea eficaz para su institución y agilizar el sistema.
  • Inicio y finalización de un proceso de configuración de alta tecnología adaptado a la complejidad del sistema. Este proceso es exhaustivo y, una vez completado con el nivel deseado, podrá gestionar decenas de miles de aplicaciones con DreamApply.
  • Formación de gestores de apoyo especializados que supervisarán estos cambios.
  • Dé hoy mismo a su institución el lavado de cara que necesita.

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