Cet article fait suite à notre précédent article intitulé "Seulement 7,4 % des prospects deviennent des étudiants : où sont passés tous les candidats ?", dans lequel nous avons montré qu'il faut parfois jusqu'à 10 candidats/propositions pour trouver un nouvel étudiant, les pertes de conversion s'accumulant à chaque étape du processus.
Cependant, nous avons laissé une question sans réponse. Plus de la moitié des candidats qui reçoivent une offre sont toujours perdus.
Pouvez-vous améliorer cette situation en envoyant vos offres plus tôt ?
Pour trouver une réponse, nous avons analysé plus de 175 000 offres envoyées par des universités qui utilisent le système d'admission DreamApply. Il s'agit de plus de 220 universités réparties dans un grand nombre de pays, qui accueillent des étudiants internationaux de pratiquement tous les pays du monde.
Une réponse courte pour les impatients :
Si vous êtes en mesure d'envoyer à votre candidat une offre positive dans les trois semaines, vous obtiendrez un taux de conversion deux fois plus élevé que si vous y parveniez dans les trois mois.
Mais d'abord, un peu de contexte
Afin de mieux comprendre les chiffres, voyons d'abord comment le processus d'admission se déroule habituellement pour les utilisateurs de DreamApply.
L'infographie ci-dessus montre un processus d'admission très simplifié pour un utilisateur hypothétique de DreamApply.
Bien que chaque université DreamApply puisse construire son propre processus (en utilisant n'importe quelle combinaison de nos outils, listes de contrôle, statuts, paiements de factures, moteur de règles, etc.), il y a toujours trois étapes clés :
- Le demandeur soumet la demande
- L'université envoie une offre "positive".
- Le candidat prend la décision finale, en acceptant l'offre et en confirmant son lieu d'études.
Dans l'exemple de processus ci-dessus, "Accepté sous condition" serait un exemple de ce que nous pouvons considérer comme une offre "positive". Bien que les utilisateurs de DreamApply puissent l'étiqueter différemment, il s'agit clairement du moment où les candidats peuvent commencer à se sentir bien dans leur peau et où la plupart des aspects techniques les attendent.
Notez que nous avons dû exclure certaines installations DreamApply de cette analyse en raison de leur processus trop complexe, en plusieurs étapes ou utilisant des dates précises pour les différentes étapes de l'envoi de leurs offres. Par exemple, si tous les candidats sont censés recevoir leur offre acceptée/refusée le 15 mai, il devient impossible de tirer le type de conclusions que nous essayons d'obtenir. De même, certaines installations n'ont pas fourni beaucoup de données, parce qu'elles n'ont pas appliqué l'étape de la décision finale du candidat.
Qu'avons-nous constaté ?
Dans cette analyse, nous avons mesuré le temps écoulé entre l'introduction de la demande et la réception d'une "offre positive" (voir ci-dessus). Par exemple, certains de nos utilisateurs sont en mesure d'envoyer une offre en quelques jours, tandis que d'autres ont besoin de plus de temps pour la traiter. Nous avons ensuite examiné les offres envoyées chaque semaine et déterminé le nombre d'entre elles qui ont abouti.
Explorons ensemble ces données.
Sur l'échelle horizontale, des numéros de semaine indiquent le temps écoulé depuis l'introduction de la demande.
L'échelle verticale indique le pourcentage d'offres envoyées cette semaine qui ont finalement été acceptées (confirmées par la "décision finale" du candidat).
Par exemple, lorsque nous examinons les offres envoyées une semaine après la soumission, nous constatons qu'environ 16 % d'entre elles ont été acceptées - les candidats ont confirmé qu'ils viendraient étudier ! Ce chiffre reste relativement stable pendant les 3 à 4 premières semaines, pour culminer à 17 %.
Les données montrent qu'il n'y a aucune raison de s'inquiéter de ne pas pouvoir envoyer ses offres en un jour, ce qui, espérons-le, réjouira tous les services d'admission surchargés de travail. Ne vous en faites pas !
Le délai de 3 semaines semble être un critère "suffisant".
Il est logique que les candidats ne soient pas aussi sensibles au temps. Bien que certains candidats puissent recevoir une offre concurrente avant que vous ne puissiez envoyer la vôtre, il est probable que leur fenêtre de décision soit suffisamment large pour leur permettre d'attendre et d'examiner votre offre à temps.
Toutefois, si vous mettez plus de 3 à 4 semaines à envoyer votre offre, il semble qu'elle risque de plus en plus de tomber dans l'oreille d'un sourd. Soit le candidat a déjà accepté une autre offre, soit il a changé d'avis, soit il a abandonné. Les offres qui prennent plus de temps à être envoyées auront clairement moins de succès et la tendance à la baisse est assez claire.
S'il vous faut régulièrement plus d'un mois pour envoyer une offre, vous avez sans doute tout intérêt à optimiser vos processus. À l'extrême, les données montrent que dans le pire des cas - 3 mois pour envoyer une offre - votre taux de réussite sera environ la moitié de ce qu'il pourrait être.
Nous ne pouvons pas expliquer pourquoi les offres envoyées en moins d'une semaine sont moins bonnes que celles qui ont été préparées en une semaine. Nous n'avons pas observé ce phénomène dans toutes les installations. Pour de nombreux utilisateurs de DreamApply, le graphique représente une tendance claire à la baisse depuis le premier jour (nous ne pouvons pas montrer les statistiques des utilisateurs individuels de DreamApply, bien sûr). En tant que tel, il a beaucoup de sens intuitif. Mais les chiffres globaux, lorsqu'ils sont agrégés sur l'ensemble de nos utilisateurs, montrent toujours cet artefact intéressant.
Précisions sur les données
Il convient de garder à l'esprit que le graphique ci-dessus devient de moins en moins fiable lorsque l'on se déplace de gauche à droite. La raison en est simple : la plupart des universités essaient d'envoyer leurs offres le plus tôt possible.
Par conséquent, il y a moins de points de données à analyser pour les universités "peu performantes", ce qui rend la queue du graphique plus "sautillante" et indique que les conclusions à tirer de cette section ne sont peut-être plus fiables. Par conséquent, nous ne sommes pas en mesure de déterminer le nombre de candidats que vous perdriez en envoyant vos offres la semaine 16 par rapport à la semaine 15, mais il est clair que cette question devient également de moins en moins intéressante.
Vous trouverez ci-dessous un graphique détaillant le nombre d'offres que nous avons dû analyser pour chaque semaine.
Notez que l'échelle verticale du graphique est logarithmique et que chaque gradation sur l'axe Y représente une baisse d'un ordre de grandeur. Pour la semaine 0 (c'est-à-dire moins d'une semaine de temps de réponse), nous avions près de 100 000 offres à analyser. 2 semaines plus tard, ce nombre tombe à environ 12 000 offres, ce qui montre que nos utilisateurs ont réussi à envoyer la majorité de leurs offres sans trop de retard. Le nombre d'offres qui ont pris 15 semaines ou plus pour être envoyées descend en dessous d'un millier, marquant un point à partir duquel aucune autre conclusion ne peut être tirée.
Les lecteurs attentifs peuvent également se demander pourquoi les pourcentages de réussite sont si faibles, ne dépassant jamais 17 %, alors que nous avons déclaré au début qu'environ la moitié des candidats sont perdus à ce stade. Il est clair que si le taux de réussite ne dépasse jamais 17 %, nous perdons 83 % (100-17) même dans les meilleures conditions. Le secret qui nous manque ici, ce sont les priorités ! Dans DreamApply, chaque candidat peut indiquer un nombre illimité de choix sur une seule candidature (limité par l'université) et reçoit généralement des offres pour plusieurs d'entre eux. Confirmer une offre signifie automatiquement refuser les autres. C'est pourquoi les offres individuelles ont un taux de réussite artificiellement inférieur à celui des candidats pris dans leur ensemble.
À propos de DreamApply
Fondée en 2011 en Estonie, DreamApply est une organisation EdTech axée sur l'innovation qui améliore l'accès à l'éducation dans le monde entier. Le logiciel de gestion des candidatures de DreamApply aide plus de 300 établissements d'enseignement dans 40 pays à améliorer les admissions, le marketing, la gestion des bourses et d'autres processus internes.
Le logiciel DreamApply, facile à utiliser et personnalisable, augmente les inscriptions d'étudiants de 30 % et réduit le temps de traitement des candidatures de 40 %. Grâce à des fonctionnalités conçues avec et pour les établissements d'enseignement, et à des intégrations avec des systèmes couramment utilisés, DreamApply permet aux équipes d'en faire plus avec moins d'efforts.
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