Este post es una continuación de nuestro artículo anterior "Sólo el 7,4% de los clientes potenciales se convierten en estudiantes: ¿adónde han ido a parar todos los solicitantes?", en el que mostrábamos que pueden ser necesarios hasta 10 solicitantes/clientes potenciales para encontrar un nuevo estudiante, con pérdidas de conversión que se acumulan en cada paso del camino.
Sin embargo, dejamos una pregunta sin respuesta. Más de la mitad de los solicitantes que reciben su oferta, siguen perdidos.
¿Puede mejorarlo enviando antes sus ofertas?
Para encontrar una respuesta, hemos analizado más de 175.000 ofertas enviadas por universidades que utilizan el sistema de admisión DreamApply. Esto incluye más de 220 universidades de un gran número de países, que reciben estudiantes internacionales de prácticamente todos los países del mundo.
Una respuesta breve para los impacientes:
Cuando sea capaz de enviar a su candidato una oferta positiva en un plazo de 3 semanas, tendrá una tasa de conversión 2 veces mejor, en comparación con la gestión en ~3 meses.
Pero primero, un poco de contexto
Para entender mejor las cifras, veamos primero cómo funciona normalmente el proceso de admisión para los usuarios de DreamApply.
La infografía anterior muestra un proceso de admisión muy simplificado para un hipotético usuario de DreamApply.
Aunque cada universidad DreamApply puede construir su propio flujo de proceso distintivo (utilizando cualquier combinación de nuestras herramientas, listas de control, estados, pagos de facturas, el motor de reglas y así sucesivamente), siempre hay tres pasos clave:
- El solicitante presenta la solicitud
- La universidad envía una oferta "positiva
- El solicitante toma la decisión final, acepta la oferta y confirma su plaza de estudios
En el proceso del ejemplo anterior, "Aceptada condicionalmente" sería un ejemplo de lo que podemos considerar una oferta "positiva". Aunque los usuarios de DreamApply pueden etiquetarlo de otra manera, es claramente el punto en el que los solicitantes pueden empezar a sentirse bien consigo mismos y la mayoría de los tecnicismos que tienen por delante
Tenga en cuenta que hemos tenido que excluir algunas instalaciones de DreamApply de este análisis debido a que su proceso es demasiado complejo, tiene varias etapas o utiliza fechas definidas para las diferentes etapas del envío de sus ofertas. Por ejemplo, si todos los solicitantes reciben su oferta aceptada/rechazada el 15 de mayo, resulta imposible extraer el tipo de conclusiones a las que pretendemos llegar. Además, algunas instalaciones no aportaron muchos datos, debido a que no aplicaron la etapa de decisión final del solicitante.
¿Qué hemos averiguado?
En este análisis medimos el tiempo que transcurre desde que se presenta la solicitud hasta que se recibe una "oferta positiva" (véase más arriba). Por ejemplo, algunos de nuestros usuarios pueden enviar una oferta en días, otros pueden tardar más en procesarla. A continuación, analizamos las ofertas enviadas cada semana y determinamos cuántas de ellas tuvieron éxito.
Exploremos juntos estos datos.
En la escala horizontal aparecen los números de las semanas transcurridas desde la presentación de la solicitud.
En la escala vertical, se muestra el porcentaje de ofertas, enviadas en esta semana, que finalmente fueron aceptadas (confirmadas por la "Decisión final" del solicitante).
Por ejemplo, si nos fijamos en las ofertas enviadas una semana después de la presentación, podemos ver que alrededor del 16% de ellas fueron aceptadas: ¡los solicitantes confirmaron que vendrían a estudiar! Este porcentaje se mantiene relativamente estable durante las tres o cuatro primeras semanas, alcanzando un máximo del 17%.
En lo que esperamos sean buenas noticias para los agobiados departamentos de admisiones de todo el mundo, los datos muestran que no parece haber ninguna razón para estresarse por no poder enviar sus ofertas en 1 día. Tómeselo con calma.
3 semanas parece ser un punto de referencia "suficientemente bueno".
Es lógico que los candidatos no sean tan sensibles a los plazos. Aunque algunos candidatos reciban una oferta de la competencia antes de que usted les envíe la suya, es probable que haya suficiente margen en su proceso de toma de decisiones para que puedan esperar y considerar su oferta a tiempo.
Sin embargo, si tarda más de 3-4 semanas en enviar su oferta, parece cada vez más probable que caiga en saco roto. O bien el candidato ya ha aceptado otra oferta, ha cambiado de planes o ha desistido. Está claro que las ofertas que tardan más en enviarse tienen menos éxito, y la tendencia a la baja es bastante clara.
Si regularmente tarda más de un mes en enviar una oferta, es probable que pueda ganar mucho optimizando sus procesos. En el peor de los casos, los datos muestran que si tarda tres meses en enviar una oferta, su tasa de éxito será aproximadamente la mitad de lo que podría ser.
No podemos explicar por qué las ofertas que se envían en menos de una semana salen peor paradas que las ofertas que tardaron 1 semana en prepararse. No observamos esto en todas las instalaciones. Para muchos usuarios de DreamApply el gráfico es una clara tendencia a la baja desde el primer día (no podemos mostrar estadísticas de usuarios individuales de DreamApply, por supuesto). Como tal, tiene mucho sentido intuitivo. Pero los números globales, cuando se agregan a todos nuestros usuarios, siguen mostrando este interesante artefacto.
Información sobre los datos
Hay que tener en cuenta que el gráfico anterior se vuelve cada vez menos fiable cuando se desplaza de izquierda a derecha. La razón es sencilla: la mayoría de las universidades intentan enviar sus ofertas lo antes posible.
Por lo tanto, hay menos puntos de datos que analizar para las universidades de "bajo rendimiento", lo que hace que la cola del gráfico sea más "saltarina" e indica que las conclusiones que se extraigan de esta sección pueden dejar de ser fiables. En consecuencia, no podemos determinar cuántos perdería enviando sus ofertas en la semana 16 frente a la 15, pero está claro que esto también resulta cada vez menos interesante.
A continuación figura un gráfico en el que se detalla el número de ofertas que hemos tenido que analizar cada semana.
Obsérvese que la escala vertical del gráfico es logarítmica y que cada gradación en el eje Y representa una caída de un orden de magnitud. En la semana 0 (es decir, menos de una semana de tiempo de respuesta) teníamos cerca de 100.000 ofertas para analizar. Dos semanas después, ese número desciende a unas 12.000 ofertas, lo que pone de manifiesto el éxito de nuestros usuarios al poder enviar la mayoría de sus ofertas sin mucho retraso. El número de ofertas que tardaron 15 semanas o más en enviarse desciende por debajo del millar, lo que marca un punto a partir del cual no se pueden extraer más conclusiones.
Los lectores más atentos también se preguntarán por qué los porcentajes de éxito son tan bajos, ya que nunca superan el 17%, mientras que al principio afirmábamos que alrededor de la mitad de los solicitantes se pierden en esta fase. Evidentemente, si el porcentaje de éxito nunca supera el 17%, estaríamos perdiendo el 83% (100-17) incluso en el mejor de los casos. El secreto que nos falta aquí es: ¡priorizar! En DreamApply cada solicitante puede especificar cualquier número de opciones en una única solicitud (limitado por la universidad) y normalmente recibe ofertas para varias de ellas. Confirmar una oferta significa automáticamente rechazar el resto. Esta es la razón por la que las ofertas individuales tienen una tasa de éxito artificialmente inferior a la de los solicitantes en su conjunto.
Acerca de DreamApply
Fundada en 2011 en Estonia, DreamApply es una organización EdTech impulsada por la innovación que mejora el acceso a la educación en todo el mundo. El software de gestión de solicitudes de DreamApply ayuda a más de 300 instituciones educativas de 40 países a mejorar las admisiones, el marketing, la gestión de becas y otros procesos internos.
El software personalizable y fácil de usar de DreamApply aumenta la matriculación de estudiantes en un 30% y reduce el tiempo de procesamiento de solicitudes en un 40%. Con funciones diseñadas con y para instituciones educativas, e integraciones con sistemas de uso común, DreamApply permite a los equipos hacer más con menos esfuerzo.
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