Dieser Beitrag knüpft an unseren früheren Artikel "Nur 7,4 % der Leads werden zu Studenten: Wo sind all die Bewerber hin?" an, in dem wir gezeigt haben, dass es bis zu 10 Bewerber/Leads brauchen kann, um einen neuen Studenten zu finden, wobei sich die Konversionsverluste bei jedem Schritt häufen.
Eine Frage haben wir jedoch unbeantwortet gelassen. Mehr als die Hälfte der Bewerber, die ihr Angebot erhalten, sind immer noch verloren.
Können Sie dies verbessern, indem Sie Ihre Angebote früher versenden?
Um eine Antwort zu finden, haben wir über 175 Tausend Angebote von Universitäten analysiert, die das DreamApply-Zulassungssystem nutzen. Dazu gehören mehr als 220 Universitäten aus einer Vielzahl von Ländern, die internationale Studierende aus praktisch allen Ländern der Welt aufnehmen.
Eine kurze Antwort für die Ungeduldigen:
Wenn Sie in der Lage sind, Ihrem Bewerber innerhalb von 3 Wochen ein positives Angebot zukommen zu lassen, haben Sie eine doppelt so hohe Konversionsrate wie wenn Sie es erst nach ~3 Monaten schaffen.
Doch zunächst ein wenig Hintergrund
Um die Zahlen besser zu verstehen, sollten wir uns zunächst ansehen, wie der Zulassungsprozess für DreamApply-Nutzer normalerweise abläuft.
Die Infografik oben zeigt einen sehr vereinfachten Zulassungsprozess für einen hypothetischen DreamApply-Nutzer.
Zwar kann jede DreamApply-Hochschule ihren eigenen, unverwechselbaren Prozessablauf erstellen (unter Verwendung einer beliebigen Kombination unserer Tools, Checklisten, Status, Rechnungszahlungen, der Regel-Engine usw.), doch gibt es immer drei Schlüsselschritte:
- Der Antragsteller reicht den Antrag ein
- Ein "positives" Angebot wird von der Universität verschickt
- Der Bewerber trifft die endgültige Entscheidung, nimmt das Angebot an und bestätigt seinen Studienplatz
Im obigen Beispielprozess wäre "Bedingt angenommen" ein Beispiel für ein "positives" Angebot. Auch wenn DreamApply-Benutzer dies anders bezeichnen können, ist dies eindeutig der Punkt, an dem die Bewerber ein gutes Gefühl haben und die meisten technischen Aspekte vor ihnen liegen
Beachten Sie, dass wir einige DreamApply-Installationen von dieser Analyse ausschließen mussten, da ihr Prozess zu komplex ist, mehrere Phasen umfasst oder fest definierte Daten für die verschiedenen Phasen der Versendung ihrer Angebote verwendet. Wenn zum Beispiel alle Bewerber ihr angenommenes/abgelehntes Angebot am 15. Mai erhalten, ist es unmöglich, die Art von Schlussfolgerungen zu ziehen, die wir zu erreichen versuchen. Einige Einrichtungen haben auch nicht sehr viele Daten beigesteuert, weil sie den Schritt der endgültigen Entscheidung nicht durchgesetzt haben.
Was haben wir herausgefunden?
Bei dieser Analyse haben wir die Zeit gemessen, die von der Einreichung der Bewerbung bis zum Erhalt eines "positiven Angebots" (siehe oben) vergeht. Einige unserer Nutzer sind beispielsweise in der Lage, ein Angebot innerhalb weniger Tage zu verschicken, bei anderen kann die Bearbeitung länger dauern. Dann haben wir uns die wöchentlich versendeten Angebote angesehen und ermittelt, wie viele davon erfolgreich waren.
Lassen Sie uns diese Daten gemeinsam untersuchen.
Auf der horizontalen Skala sind die Wochennummern der verstrichenen Zeit ab dem Zeitpunkt der Antragstellung angegeben.
Die vertikale Skala zeigt den Prozentsatz der in dieser Woche verschickten Angebote, die letztendlich erfolgreich waren (bestätigt durch die "Endgültige Entscheidung" des Bewerbers).
Wenn wir uns beispielsweise die Angebote ansehen, die 1 Woche nach der Einreichung verschickt wurden, können wir feststellen, dass etwa 16 % davon erfolgreich waren - die Bewerber haben bestätigt, dass sie zum Studium kommen werden! Dieser Wert bleibt in den ersten 3 bis 4 Wochen relativ stabil und erreicht einen Höchstwert von 17 %.
Eine hoffentlich willkommene Nachricht für die überlasteten Zulassungsstellen in aller Welt: Die Daten zeigen, dass es offenbar keinen Grund gibt, sich darüber zu ärgern, dass Sie Ihre Angebote nicht innerhalb eines Tages verschicken können. Bleiben Sie locker!
3 Wochen scheinen ein "ausreichender" Richtwert zu sein.
Es macht Sinn, dass die Bewerber nicht so zeitbewusst sind. Auch wenn einige Bewerber ein konkurrierendes Angebot erhalten, bevor Sie Ihr Angebot verschicken können, gibt es wahrscheinlich genügend Spielraum in ihrem Entscheidungsprozess, der es ihnen erlaubt, auf Ihr Angebot zu warten und es rechtzeitig zu berücksichtigen.
Wenn es jedoch mehr als 3-4 Wochen dauert, bis Sie Ihr Angebot übermitteln, wird es immer wahrscheinlicher, dass es auf taube Ohren stößt. Entweder hat der Bewerber bereits ein anderes Angebot angenommen, seine Pläne geändert oder er hat aufgegeben. Angebote, deren Übermittlung mehr Zeit in Anspruch nimmt, sind eindeutig weniger erfolgreich, und der Abwärtstrend ist ziemlich eindeutig.
Wenn Sie regelmäßig mehr als einen Monat brauchen, um ein Angebot zu verschicken, können Sie wahrscheinlich eine Menge durch die Optimierung Ihrer Prozesse gewinnen. Im Extremfall zeigen die Daten, dass Ihre Erfolgsquote im schlimmsten Fall - wenn Sie drei Monate brauchen, um ein Angebot zu versenden - nur etwa halb so hoch ist wie möglich.
Wir können nicht erklären, warum Angebote, die in weniger als einer Woche verschickt werden, schlechter abschneiden als Angebote, die eine Woche Vorbereitungszeit benötigen. Wir haben dies nicht bei allen Installationen beobachtet. Bei vielen DreamApply-Nutzern zeigt die Grafik einen klaren Abwärtstrend vom ersten Tag an (wir können natürlich keine Statistiken von einzelnen DreamApply-Nutzern zeigen). Als solches macht es intuitiv viel Sinn. Aber die Gesamtzahlen, wenn man sie über alle unsere Nutzer aggregiert, zeigen immer noch dieses interessante Artefakt.
Kleingedrucktes zu den Daten
Es ist zu beachten, dass das obige Diagramm von links nach rechts immer unzuverlässiger wird. Der Grund dafür ist einfach: Die meisten Hochschulen versuchen, ihre Angebote eher früher als später zu verschicken.
Daher gibt es weniger Datenpunkte, die für "leistungsschwache" Universitäten zu analysieren sind, was das Ende des Diagramms "sprunghafter" macht und darauf hindeutet, dass die aus diesem Abschnitt zu ziehenden Schlussfolgerungen möglicherweise nicht mehr zuverlässig sind. Folglich können wir nicht feststellen, wie viele Bewerber Sie verlieren würden, wenn Sie Ihre Angebote in Woche 16 im Vergleich zu Woche 15 verschicken würden, aber auch das wird natürlich immer uninteressanter.
Nachfolgend finden Sie ein Diagramm mit der Anzahl der Angebote, die wir für jede Woche zu analysieren hatten.
Beachten Sie, dass die vertikale Skala des Diagramms logarithmisch ist und jede Abstufung auf der Y-Achse einen Rückgang um eine Größenordnung darstellt. In Woche 0 (d. h. weniger als 1 Woche Reaktionszeit) hatten wir fast 100 Tausend Angebote zu analysieren. Zwei Wochen später sinkt diese Zahl auf etwa 12 Tausend Angebote, was den Erfolg unserer Nutzer verdeutlicht, die den Großteil ihrer Angebote ohne große Verzögerung verschicken können. Die Zahl der Angebote, die erst nach 15 Wochen oder länger verschickt wurden, sinkt auf unter 1.000 und markiert damit einen Punkt, an dem keine weiteren Schlussfolgerungen gezogen werden können.
Aufmerksame Leser fragen sich vielleicht auch, warum die Erfolgsquoten so gering sind und nie über 17 % liegen, während wir zu Beginn festgestellt haben, dass etwa die Hälfte der Bewerber in dieser Phase verloren geht. Wenn die Erfolgsquote nie über 17 % liegt, würden wir selbst in den besten Zeiten 83 % (100-17) verlieren. Das Geheimnis, das uns hier fehlt, sind Prioritäten! In DreamApply kann jeder Bewerber in einer einzigen Bewerbung eine beliebige Anzahl von Wahlmöglichkeiten angeben (die von der Universität begrenzt wird), und in der Regel erhält er Angebote für mehrere davon. Die Bestätigung eines Angebots bedeutet automatisch die Ablehnung der anderen. Aus diesem Grund haben einzelne Angebote eine künstlich niedrigere Erfolgsquote als Bewerber insgesamt.
Über DreamApply
DreamApply wurde 2011 in Estland gegründet und ist ein innovationsgetriebenes EdTech-Unternehmen, das den Zugang zu Bildung rund um den Globus verbessert. Die Bewerbungsmanagement-Software von DreamApply hilft mehr als 300 Bildungseinrichtungen in 40 Ländern bei der Verbesserung von Zulassungen, Marketing, Stipendienmanagement und anderen internen Prozessen.
Die benutzerfreundliche und anpassbare Software von DreamApply steigert die Zahl der Studentenanmeldungen um 30 % und reduziert die Bearbeitungszeit für Bewerbungen um 40 %. Mit Funktionen, die mit und für Bildungseinrichtungen entwickelt wurden, und Integrationen in häufig verwendete Systeme ermöglicht DreamApply Teams, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen.
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